Se debe revisar la cadena de valor (circuito del trámite) todo pasó que no aporte valor se debe eliminar. No es un problema de simplificación de trámites sino de cómo apoyan los procesos a los objetivo de la organización.

[Antonio Soria]

Este tema se tiene que ver desde dos aristas el de las ciencias administrativas (decisiones) y el de las ciencias de la información (gestión de la información) pues implica acciones concurrentes, con el objetivo de apoyar los objetivos de la organización.
Desde el área de las ciencias de la información es necesario identificar bien cuando es un trámite y cuando es una correspondencia – pues hay diferencias conceptuales en su tratamiento en el marco de la gestión de la documentación dentro de una organización, es importante por supuesto eliminar los pasos en los que no se aporta valor agregado al proceso o a la documentación que se gestiona. Hacer flujos “procedimentales y documentales” permite visualizar donde están esos vacíos de valor. Sin embargo el dolor de cabeza siempre está en la implementación de los ajustes – gestión del cambio en las organizaciones – pues es necesario implicar a todos los involucrados pues una solución que venga desde arriba o de la consultoría, va enfrentar la resistencia de los funcionarios.
Creo importante hacer un diagnóstico de los sistemas de trámites y correspondencia que tiene la administración pública – todo el mundo trata la información a su manera – y no olviden que un 80 por ciento o más del funcionamiento o del cumplimiento de los objetivos por lo que fue creada una instancia administrativa, pasa por este sistema. Quizás emprender un esfuerzo de estandarización podría ser interesante – además algunas instancias del estado ya han desarrollado robustas e interesantes soluciones – este esfuerzo podría ofrecer una solución informática en el marco del software libre y podría ser la punta de lanza para el inicio del Plan de Implementación de Software Libre y Estándares Abiertos en las organizaciones.

[Cecilia Contreras]

Puntualizando y en apoyo del anterior participante, es necesario identificar claramente los procesos (trámites, correspondencia), como también el flujo q los tramites como tal tienen y el por qué, pues se puede en algún momento decir “ese paso esta por demás” siendo q la justificación es muy valida para la institución y en vez de una simplificación se puede provocar un daño a los procesos y documentación.
Por otra parte, creo q es importante la interconexión entre instituciones, el lograr la consulta de documentos digitales q pueda simplificar tiempos y procesos, como por ejemplo la consulta de resoluciones ministeriales de autorización.
Y el apoyo a la generación de sistemas de control que permitan la gestión administrativa

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